Fix je meetings met POPART

De meeste kantoormensen besteden een idiote hoeveelheid tijd aan vergaderen. Deze overdaad schaadt echter je productiviteit. Niet alleen omdat het veel tijd kost, ook omdat het werken in 'blokjes' tussen vergaderingen ervoor zorgt dat je geen diepe concentratie bereikt voor het doen complex werk. Daar staat tegenover dat effectief vergaderen juist aan de basis staat van het succes en de cultuur van een organisatie. In optima forma brengen ze op efficiënte wijze ideeën en opinie samen en helpen ze mensen hun werk te doen op een gecoördineerde en coöperatieve manier. Als zodanig helpen ze consensus te bereiken en geven ze richting aan motivatie en creatieve energie.

Het zou je verbazen hoe vaak organisatoren zich niet houden aan de basisvoorwaarden van een effectieve meeting. Een meeting kan namelijk alleen succesvol zijn als voor iedereen duidelijk is wat het doel is, wat er van hen wordt verwacht en wat de resulterende taken zijn. De sleutel zit in de juiste opzet, een simpele structuur die 'sticky' genoeg is om navolging te krijgen in je organisatie. Met dat doel voor ogen bedachten we de POPART-methode, een afkorting die staat voor Purpose, Objective, Preparation, Agenda, Roles en Tasks.

Purpose - het doel van de meeting, het onderwerp

Hoe vaak heb je een vergadering gehad zonder exact te weten waar hij over zou gaan? Onduidelijkheid over het doel van een vergadering zal niet veel meer bereiken dan een zekere verspilling van je tijd. Hier formuleren we dus het onderwerp van de vergadering en maken we voor iedereen duidelijk wat het doel van de vergadering is.

We organiseren bijvoorbeeld een jaarlijkse workshop met een klant om de routekaart, oké, de roadmap voor het komende jaar te bepalen. In de uitnodiging beschrijven we een duidelijk doel van de bijeenkomst: Jaarlijkse Roadmap Workshop voor 2021. Het onderwerp is Roadmap en we voegen er de periode 2021 aan toe. We geven aan dat het een terugkerende meeting is met Jaarlijks en vermelden tenslotte het type vergadering: Workshop.

Outcome - de uitkomsten, het beoogde resultaat van de meeting

Een vergadering is een bijeenkomst van individuen die samen iets proberen te bereiken. Voor alles moet dus glashelder zijn wat het is dat jullie samen proberen te bereiken in deze meeting. Als dat niet het geval is, bestaat er een gerede kans dat uiteenlopende en vaak impliciete ideeën hierover zorgen voor verwarring en vertraging. De Outcome is met andere woorden het beoogde resultaat van de meeting.

Om bovenstaand voorbeeld door te zetten: de workshop moet resulteren in een roadmap op hoofdlijnen en een backlog aan items voor het eerste kwartaal. Naast het gezamenlijk doel beschrijven we dus ook gewenste uitkomst van de meeting: Bepalen van de roadmap voor 2021 & verfijnen van de Q1 backlog. Op deze manier heeft iedereen hetzelfde idee over de doelstellingen van de meeting.

Preparation - de individuele voorbereiding

Zonder individuele voorbereiding zul je veel tijd moeten besteden aan informeren in plaats van daadwerkelijk samenwerken. Voor deelnemers die al wel zijn ingevoerd, is dat dus al onmiddellijk verspilde tijd. Daar komt bij dat lange, informatieve monologen deelnemers reduceert tot luisteraars en aandacht en energie doorgaans verlaagt. Als iedereen op voorhand echter een goed begreep heeft van de uitdaging, kun je gelijk starten met het voorleggen van ideeën, mogelijke oplossingen uitwerken, planningen afstemmen etcetera. De sleutel is, natuurlijk, een goede voorbereiding.

Zorg er daarom voor dat voor iedereen duidelijk is welke voorbereiding je van hen verwacht. Mocht je deelnemers specifieke rollen toewijzen (zie hieronder), zorg er dan voor dat ze zich daar op voorbereiden als het nodig is.

Als organisator heb je doorgaans het grootste belang. Om de kans op succes te vergroten doe je er daarom verstandig aan om alle mogelijke belemmeringen van een goede voorbereiding door de deelnemers te verwijderen. Help ze, met andere woorden, door de voorbereiding makkelijk te maken. Met hun beperkte tijd help je ze bijvoorbeeld door een samenvatting met de belangrijkste conclusies te sturen met een link naar het betreffende (en beschikbare) document in plaats van ze te vragen om alle 12 pagina's te lezen.

In ons voorbeeld zou dit er zo uit kunnen zien:

• Lees a.j.b. de Online Strategy 2020 - 2025.pdf one-pager van onze klant
• Neem even de bijgewerkte Product Backlog door
• Som de belangrijkste items op om toe te voegen aan de roadmap van komend jaar

Agenda - meer dan een lijstje onderwerpen

De hoeksteen van succesvolle meetings sinds mensen jachtpartijen organiseerden voor het jaarlijkse mammoet-seizoen. Nu de moderne tijd onze aandachtspanne flink heeft bekort, is het verstandig om het aantal onderwerpen te beperken door alleen die te behandelen die essentieel zijn voor de Outcome, voor de doelstelling van de meeting. Om verwachtingen te 'managen' en aandacht te vergroten, is het bovendien goed gebruik om aan te geven hoe uitgebreid de onderwerpen besproken zullen worden. In onze ervaring werken tijdvakken per onderwerp het best, waarvan het totaal de voorgenomen lengte van de vergadering is. Eerder eindigen levert bonuspunten op want je hebt zojuist wat zeldzame 'vrije' tijd voor je deelnemers gecreëerd.

Roles - samenwerken aan een effectieve meeting

Om oog te houden op de agenda, de tijd en de uitkomsten heeft elke serieuze vergadering een voorzitter of facilitator nodig. In de meeste gevallen is dit de organisator of initiator. Zoals ik hierboven al beschreef, is deze persoon verantwoordelijk voor het vooraf informeren en voorbereiden. Als 'leider' van de meeting helpt het als deze persoon wat aanzien en inzicht heeft in het onderwerp. Zij of hij zou zich in ieder geval zelfverzekerd genoeg moeten voelen om te onderbreken als de conversatie afdwaalt of door te vragen als initiële antwoorden onvoldoende zijn.

Aangezien de facilitator zijn aandacht moet houden bij het leiden van de vergadering zouden notulen of het vastleggen van individuele taken idealiter door een andere deelnemer worden gedaan. Het is misschien een ondersteunende rol maar o zo belangrijk om zaken gedaan te krijgen. Eigenlijk vinden we dat dit de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemers zelf zou moeten zijn. Het kan daarom geen kwaad om hen eraan te herinneren dat je hun volledige aandacht en inzet verwacht, inclusief het vastleggen van hun eigen taken. Idealiter wijs je iedere deelnemer een specifieke rol toe. Maar het absolute minimum is iedereen laten weten wat de professionele rol van elke deelnemer is, zeker als er 'externen' aanwezig zijn of je meeting mensen aan elkaar introduceert.

Als je moeite hebt om een rol voor iedere deelnemer te vinden, nemen er wellicht te veel mensen aan deel. En hoe meer mensen deelnemen, hoe minder effectief deze doorgaans wordt. Zorg er daarom voor dat je het aantal deelnemers beperkt en nodig geen mensen uit simpelweg omdat ze onderdeel zijn van een projectgroep of om ze op de hoogte te houden. Daarvoor heb je geen meeting nodig.

Tasks - concrete en uitvoerbare taken

En last maar zeker not least: elke meeting zou taken moeten opleveren waar deelnemers voor verantwoordelijk zijn gemaakt. Als na afloop niets concreet is gedelegeerd is dat kans groot dat je ongeveer niets zult bereiken. Meestal kun je het overgrote deel aan resulterend taken al opsommen. Deel je deze al voor aanvang van de vergadering dan zal dit de voorbereiding, het denkproces en de focus van de deelnemers bevorderen.

In ons voorbeeld zouden deze taken er als volgt uit kunnen zien:

• Semih deelt uiterlijk dinsdag de resultaten van de roadmap workshop
• Eltjo maakt volgende week vrijdag een planning voor de roadmap
• Nico voegt wijst de individuele taken toen in onze project-managementtool
• Tessa bespreekt de roadmap met de overige stakeholders

Na afloop van de meeting kom je terug op deze taken en zorg dat ze helder zijn en toegewezen aan specifieke personen. Voeg deadlines toe en leg ze vast in je project-managementtool om er zeker van te zijn dat ze onderdeel worden van jullie planning.

Onze POPART

Als je het allemaal op een rij zet, is dit hoe de POPART van onze meeting eruit zou zien:

Om het je makkelijk te maken, hebben we een eenvoudige tool ontwikkeld om je te helpen POPART in je meetings te gebruiken. Ik hoop dat het jou en je team gaat helpen om het resultaat de energie van jullie meetings flink te vergroten, net als dat het bij ons heeft gedaan. Het is pas een eerste versie; suggesties om de tool verder te verbeteren zijn dus zeer welkom. Alvast bedankt en veel succes!